もぐてっく

人は1つ歳を取る度、1ビットづつ大きくなれると信じてた。

Outlook2003のメール機能でGTD

一日数十件飛んでくる主に面倒くさいメール達。後で返信しようと思っても、速攻で埋もれて探し出すのに一苦労。下手したら受信フィルターで自動分類してるフォルダの奥底に埋もれてすっかり忘れるなんてこともしばしば。


元々乏しい脳みそのスペックも手伝って、このままだとダメ社員まっしぐらですYO。。。と言うわけで、最近Outlook2003の「色付フラグ」と「検索フォルダ」を使ったオペレーションを編み出しました。


まず、普段は検索フォルダ「未読のメール」を常時開いといて、来たメールをワンクリックで読めるようにしとく。
んで、来たメールは内容をさっとチェックして、返信が必要なのとか重要な連絡は即座に右クリックで「色付フラグ」を立てると。
そうすれば検索フォルダ「フラグ設定されたメール」にリストアップされるので、空いた時間に「フラグ設定されたメール」をチェックしてさっと返信。


用が済んだらメールは「フラグの終了」すればリストから消去できる。フラグ終了したメールにもマークが残るので、後から「このメール返信したっけ?」ってなっても一発で分かると。


てな感じで労せずメールをGTD的に処理できる様になった訳で。なんともスマート♪
・・・ってMSのFAQに載ってますね。


http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook-help/HP010014152.aspx


まぁ気を取り直して、いつもの業務のTODOリストの内容もこの仕組で処理できないかと考えた訳です。
結論、出来ました。


まず、受信フィルタを作成する。

  • 差出人:自分
  • タイトル:"TODO:"を含む
  • 処理:色付フラグを立てる。


次に、新規メールウインドウを作って次の項目を入力する。

  • 宛先:自分
  • タイトル:"TODO:"


これを「名前を付けて保存」する。
ここでファイルの種類を「Outlook テンプレート」にするのがポイント。
保存したOutlook テンプレートファイルをダブルクリックすると上記の内容が入力された状態の新規メール画面が起動する。


めでたく、TODO投稿ボタンの完成と言うわけです。


これ、添付ファイルとかハイパーリンクをペタペタ貼っ付けらたりして、かなり高機能な使い方が出来そうです。
まぁ、超Privateな件名のメールが一旦会社のExchangeサーバを経由するのが非常にダサい気もしますが、しばらくこれで暮らしてみようと思います。